Coordenação e gestão de reuniões

São atividades relacionadas a operacionalização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do DETRAN/AL, bem como o registro de suas deliberações.

Para o bom desempenho dessa atividade, segue abaixo o procedimento operacional padrão a ser adotado.

Quem faz?

1. Todos os setores do DETRAN/AL podem promover e realizar reuniões, dentro do âmbito de sua competência.

Passo-a-passo

🔹 Operacionalizar reunião

Esta atividade é executada pelo organizador da reunião

Exemplo de convocação simples
"Senhores,
A Diretoria Operacional de Trânsito convoca a área de veículos e infrações para reunião técnica de alinhamento com a seguinte pauta:
- item 1
- item 2
A reunião acontecerá no dia 29 de fevereiro de 2023, às 9h, no auditório na sede do DETRAN/AL.
Atenciosamente,"

Esta atividade é executada pelo organizador da reunião

1. Acesse o link https://sei.al.gov.br/
   • Efetue login no sistema
2. Abra o processo em que deseja incluir o documento
3. No menu superior, clique em Incluir documento
   • Escolha o tipo do documento SEI Registro de Reunião;
   • Preencha os campos
     • Texto inicial: nenhum
     • Classificação por assunto: conforme classificação do processo
     • Nível de acesso: por padrão, Público
     • Os demais itens são opcionais
4. Preencha o documento conforme deliberações
   • Inclua o registro fotográfico da reunião, caso haja
5. Clique em Salvar
6. Clique em Assinar
   • Assine eletronicamente o documento SEI
7. Disponibilize em bloco de assinatura para os demais participantes.

Informações ou condições necessárias

1. É necessária definição prévia de pauta, participantes, local e horário.
2. Sistema SEI
3. Computador com acesso à internet
4. Prancheta e caneta para coleta de assinaturas
5. Notas adesivas
6. Auditório ou sala com mesa de reunião e estrutura de apoio
   • Som
   • Data-show ou TV (verifique disponibilidade de cabo HDMI ou VGA)
   • Notebook com acesso à internet
   • Ar-condicionado
   • Cavaletes e pilotos
   • Quadro para anotações e pilotos
   • Água e/ou café
   • Copos

1. Documento SEI Registro de reunião
2. Lista de presença (participação interna)
3. Lista de presença (participação externa)

Atenção

Para acessar o modelo dos documentos ou formulários SEI é necessário se conectar ao sistema SEI.
Quanto aos demais documentos ou formulários, é necessário estar conectado a rede do estado.

1. Não há serviços relacionados

• Este assunto ainda não registrou nenhum projeto relacionado. Seja o primeiro a dar uma ideia!

Base legal

• Decreto n.º 60.041, de 31 de julho de 2018, que dispõe sobre o regimento interno do Departamento Estadual de Trânsito de Alagoas – DETRAN/AL.

Gestão documental

• Portaria n.º 1.396, de 18 de agosto de 2014, que aprova o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do DETRAN/AL
  • Alterada pela Portaria n.º 1084/2021
• Portaria n.º 47, de 14 de fevereiro de 2020, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
  • Orientação do Gabinete Civil: e-SIC 975/2023

Inventário de dados pessoais

O Inventário de Dados Pessoais – IDP consiste no registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pela instituição (Art. 37 da Lei 13.709/2018 – LGPD)

Agentes de tratamento e encarregado

Natureza do tratamento

1. Os dados são coletados diretamente do titular de dados, antes ou durante a reunião;
2. Os dados são processados e armazenados em documento eletrônico SEI e, a depender, em vídeo no Youtube;
3. Os dados são compartilhados entre os participantes e, a depender do nível de acesso do processo administrativo, de domínio público.
4. Os dados não são eliminados do SEI. Podem ser eliminados do Youtube conforme políticas da plataforma.

Escopo

Necessidade e proporcionalidade

Identificação e avaliação de riscos