--- title: Coordenação e gestão de reuniões description: "**Publicado em:** 19/09/23 17h50 **Atualizado em:** 17/06/25 17h35 **Responsável pelo processo de negócio:** Assessor de Governança e Transparência --- São atividades relacionadas a operacionalização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do DETRAN/AL, bem como o registro de…" url: "https://gestaodoconhecimento.detran.al.gov.br/assuntos/cordenacao-e-gestao-de-reunioes/" updated: "2025-06-17" category: Organização e funcionamento tags: - Assessoria de Governança e Transparência - Todos os setores --- # Coordenação e gestão de reuniões **Publicado em:** 19/09/23 17h50 **Atualizado em:** 17/06/25 17h35 **Responsável pelo processo de negócio:** Assessor de Governança e Transparência --- São atividades relacionadas a operacionalização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do DETRAN/AL, bem como o registro de suas deliberações. ## Etapas do procedimento ### 👥 Quem participa? 1. [Todos os setores](https://gestaodoconhecimento.detran.al.gov.br/assuntos-tag/todos-os-setores/) do DETRAN/AL podem promover e realizar reuniões, dentro do âmbito de sua competência. ### 💻 Como fazer? ![](https://gestaodoconhecimento.detran.al.gov.br/wp-content/uploads/2023/06/fluxo-reunioes-3-1024x716.png) #### 🔹 Operacionalizar reunião Responsável: **Organizador da reunião** *Antes da reunião* 1. Defina previamente: - Pauta, data, horário e duração - Formato - Se presencial, defina e reserve o local físico - Se *online*, defina a plataforma *web*e gere o *link* da reunião - Lista de participantes 2. Caso necessário, acione previamente a Assessoria de Comunicação para realizar registro fotográfico no dia da reunião 3. Convoque via processo SEI ou e-mail, conforme rigor da reunião - Informe na convocação: quem, sobre o quê, quando e onde ``` Exemplo de convocação simples"Senhores,A Diretoria Operacional de Trânsito convoca a área de veículos e infrações para reunião técnica de alinhamento com a seguinte pauta:- item 1- item 2A reunião acontecerá no dia 29 de fevereiro de 2023, às 9h, no auditório na sede do DETRAN/AL.Atenciosamente," ``` *No dia da reunião, antes da reunião* 1. Confirme a presença dos principais participantes 2. Verifique som e projeção do local físico ou da plataforma para reunião 3. Priorize recolher as assinaturas no formato eletrônico: - Diretamente no documento SEI **Registro de Reunião**; ou - Pela plataforma [Assina Aí](https://assinai.al.gov.br/) - Acesse o link [https://assinai.al.gov.br/](https://assinai.al.gov.br/) - Efetue login no sistema - No menu superior, clique em **Criar eventos** - Preencha os campos - Clique em **Criar evento** O **registro da reunião** deve ser criado diretamente no processo SEI a que se refere, durante ou após a reunião. Antes da reunião, você pode preparar uma breve apresentação como roteiro a ser seguido. #### 🔹 Registrar deliberações Responsável: **Organizador da reunião** 1. Acesse o link [https://sei.al.gov.br/](https://sei.al.gov.br/) 2. Efetue login no sistema 3. Abra o processo em que deseja incluir o documento 4. No menu superior, clique em **Incluir documento** - Escolha o tipo do documento SEI **Registro de Reunião**; - Preencha os campos - **Texto inicial**: nenhum - **Classificação por assunto**: conforme classificação do processo - **Nível de acesso**: por padrão, **Público** - Os demais itens são opcionais 5. Preencha o documento conforme deliberações 6. Clique em **Salvar** 7. Clique em **Assinar** - Assine eletronicamente o documento SEI 8. Disponibilize em [bloco de assinatura](https://youtu.be/cl-MRtARoFU) para os demais participantes. 9. Anexe ao processo SEI: - O registro fotográfico da reunião, caso haja - A lista de presença gerada pelo sistema Assina Aí, caso haja: - Acesse o link [https://assinai.al.gov.br/](https://assinai.al.gov.br/) - Na página "Meus Eventos", localize o seu evento e clique em **Confirmados** - Clique em **Exportar para PDF** **Seja pontual** quanto ao início e a duração da reunião. Durante a reunião, siga os pontos da pauta abrindo espaço para contribuições, quando pertinente, e sempre respeitando o tempo total da reunião ### 📌 Requisitos básicos 1. É necessária definição prévia de pauta, participantes, local e horário. 2. Sistema SEI 3. Sistema Assina Aí 4. Computador com acesso à internet 5. Notas adesivas 6. Auditório ou sala com mesa de reunião e estrutura de apoio - Som - Data-show ou TV (verifique disponibilidade de cabo HDMI ou VGA) - Notebook com acesso à internet - Ar-condicionado - Cavaletes e pilotos - Quadro para anotações e pilotos - Água e/ou café - Copos ### 📂 Documentos necessários 1. Documento SEI **Registro de reunião** 2. Registro fotográfico 3. Lista de Presença gerada pelo Sistema Assina Aí ``` Os modelos de documentos no SEI só podem ser acessados com login no sistema. Já os demais modelos, como formulários internos, só abrem em computadores conectados à rede do Estado (no trabalho ou via VPN). ``` ### 🔗 Serviços relacionados 1. Não há serviços relacionados ## Conteúdo relacionado ### 💡 Projetos - Ainda não temos nenhum projeto ligado a este tema. Que tal ser o primeiro a sugerir uma ideia e ajudar a melhorar nossos processos? ### 🎦 Vídeos [Como utilizar ferramenta ZOOM para reuniões](https://www.youtube.com/embed/ckFcoqraPsI?feature=oembed) Como utilizar ferramenta ZOOM para reuniões [Organizando reuniões mais eficientes | CHÁ PARA SIMPLIFICAR #18](https://www.youtube.com/embed/osc1uCr_huM?feature=oembed) Organizando reuniões mais eficientes ### 🎓 Cursos ![](https://cdn.evg.gov.br/cursos/790_EVG/imagem_curso_790.png) Reuniões produtivas [Saiba mais](https://www.escolavirtual.gov.br/curso/790) ![](https://cdn.evg.gov.br/cursos/674_EVG/imagem_curso_674.png) Eventos virtuais: da gestão à execução [Saiba mais](https://www.escolavirtual.gov.br/curso/674) ![](https://cdn.evg.gov.br/cursos/538_EVG/imagem_curso_538.png) Facilitação de reuniões, times e workshops no ambiente online [Saiba mais](https://www.escolavirtual.gov.br/curso/538) ## Conformidade ### ⚖️ Base legal - [Decreto n.º 60.041, de 31 de julho de 2018](https://static.detran.al.gov.br/media/institucional/regimento_detran.pdf), que dispõe sobre o regimento interno do Departamento Estadual de Trânsito de Alagoas – DETRAN/AL. ### 📚 Gestão documental - [Portaria DETRAN n.º 1.396, de 18 de agosto de 2014](https://gestaodoconhecimento.detran.al.gov.br/wp-content/uploads/2023/06/6.-PORTARIA.1396.2014-GDP.PLANO-DE-CLASSIFICACAO-E-TABELA-TEMPORALIDADE.pdf), que aprova o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do DETRAN/AL - Alterada pela [Portaria n.º 1084/2021](https://sei.al.gov.br/sei/modulos/pesquisa/md_pesq_documento_consulta_externa.php?9LibXMqGnN7gSpLFOOgUQFziRouBJ5VnVL5b7-UrE5RLh9sGe_Q-Jt10c8I3s-3iZNLkGo07AT6mqr8fimtNMgNy71Vz5YlVpB6okdPNRhPwV3SuWv2sghDTqwhpA-mh) - [Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024](https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-relativos-as-atividades-meio-do-poder-executivo-federal), que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. - Orientação do Gabinete Civil: [e-SIC 975/2023](https://gestaodoconhecimento.detran.al.gov.br/wp-content/uploads/2023/06/e-SIC-Alagoas.pdf) | Código | Descrição | Fase corrente | Fase intermediária | Destinação final | | --- | --- | --- | --- | --- | | 013.1 | Operacionalização | 2 anos | - | Eliminação | | 013.2 | Registro de deliberações | 4 anos | 5 anos | Guarda permanente | ^O conteúdo desta tabela não substitui o publicado na versão certificada. ### 🔒 Dados pessoais O Inventário de Dados Pessoais - IDP consiste no registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pela instituição ([Art. 37 da Lei 13.709/2018 - LGPD](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709compilado.htm#:~:text=Art.%2037.%20O%20controlador%20e%20o%20operador%20devem%20manter%20registro%20das%20opera%C3%A7%C3%B5es%20de%20tratamento%20de%20dados%20pessoais%20que%20realizarem%2C%20especialmente%20quando%20baseado%20no%20leg%C3%ADtimo%20interesse.)) #### 🔹 Agentes de tratamento e encarregado | Requisito | Descrição | | --- | --- | | Controlador | DETRAN/AL | | Operador | Não há operador designado para tratamento de dados | | Encarregado | [Saiba mais](https://www.detran.al.gov.br/conteudo/lgpd/#:~:text=A%C2%A0identidade%20e,al.gov.br) | #### 🔹 Natureza do tratamento 1. Os dados são **coletados** diretamente do titular de dados, antes ou durante a reunião; 2. Os dados são **processados e armazenados** em documento eletrônico SEI, na plataforma Assina Aí e, a depender, em vídeo no Youtube; 3. Os dados são **compartilhados** entre os participantes e, a depender do nível de acesso do processo administrativo, de domínio público. 4. Os dados não são **eliminados** do SEI. Podem ser eliminados do sistema Assina Aí e do Youtube conforme políticas da plataforma. #### 🔹 Escopo | Requisito | Descrição | | --- | --- | | Dados pessoais tratados | **Informações de identificação pessoal**: nome, telefone corporativo, e-mail corporativo, assinatura física ou digital **Vídeo e imagem**: registro fotográfico, gravação da reunião em vídeo | | Quantidade de dados pessoais | 6 | | Quantidade de dados pessoais sensíveis | 0 | | Frequência | 8h às 14h em dias úteis. As reuniões podem ocorrer também em horários extra ao expediente | | Abrangência | Estadual | | Categoria do titular | **Participante interno**: pessoa física que faça parte do quadro de pessoal do DETRAN/AL **Participante externo**: pessoa física que represente outro órgão, instituição ou empresa Não são tratados dados pessoais de crianças e adolescentes | | Compartilhamento | **Compartilhado com**: órgão, instituição ou empresa representada **Dados compartilhados**: nome, telefone corporativo, e-mail corporativo, assinatura física ou digital, registro fotográfico, gravação da reunião em vídeo **Finalidade do compartilhamento**: para acesso ao registro das deliberações | | Finalidade | Para registro documental e iconográfico da presença dos participantes na reunião | | Resultados pretendidos para o titular de dados | Registrar sua participação na reunião | | Benefícios esperados para o órgão, entidade ou para a sociedade | Documentar os relatos, ações e registros da reunião | #### 🔹 Necessidade e proporcionalidade | Requisito | Descrição | | --- | --- | | Hipótese legal | Execução de políticas públicas (Art. 7º, III da LGPD) | | Qualidade e minimização | Orienta-se aos participantes que priorizem informar telefone e e-mail corporativos, ao invés de telefone e e-mail pessoais | | Transferência internacional | Não há | #### 🔹 Identificação e avaliação de riscos | Risco identificado | Medida adotada | | --- | --- | | R06 Coleta excessiva | Limitação da coleta Legitimidade e especificação de propósito *Compliance* com a Privacidade | ## Histórico de versões Neste espaço são registradas alterações relevantes no conteúdo do documento, decorrentes de mudanças nos procedimentos ou ajustes necessários para fins de conformidade. Atualizações relacionadas a design, funcionalidades ou à sessão "Conteúdo relacionado" não são registradas aqui. | Data | Versão | Descrição | Autor | | --- | --- | --- | --- | | 19/09/2023 | 1.0 | Criação do documento | Comissão LGPD e responsável pelo processo de negócio | | 17/06/2025 | 1.1 | Revisão periódica: ajustes de redação para linguagem simples e substituição das listas de presença físicas pelo uso da plataforma Assina Aí | [E:05101.0000009897/2025](https://sei.al.gov.br/sei/modulos/pesquisa/md_pesq_processo_exibir.php?IC2o8Z7ACQH4LdQ4jJLJzjPBiLtP6l2FsQacllhUf-duzEubalut9yvd8-CzYYNLu7pd-wiM0k633-D6khhQNbA1MRV_YcRFVeF4x-pxWW5HM7xgojGks9eHK6wJGyjd) |