Coordenação e gestão de reuniões

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São atividades relacionadas a operacionalização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do DETRAN/AL, bem como o registro de suas deliberações.

Etapas do procedimento

👥 Quem participa?

1. Todos os setores do DETRAN/AL podem promover e realizar reuniões, dentro do âmbito de sua competência.

💻 Como fazer?

🔹 Operacionalizar reunião

Responsável: Organizador da reunião

Antes da reunião

1. Defina previamente:
   • Pauta, data, horário e duração
   • Formato
     • Se presencial, defina e reserve o local físico
     • Se online, defina a plataforma web e gere o link da reunião
   • Lista de participantes
2. Caso necessário, acione previamente a Assessoria de Comunicação para realizar registro fotográfico no dia da reunião
3. Convoque via processo SEI ou e-mail, conforme rigor da reunião
   • Informe na convocação: quem, sobre o quê, quando e onde

Exemplo de convocação simples
"Senhores,
A Diretoria Operacional de Trânsito convoca a área de veículos e infrações para reunião técnica de alinhamento com a seguinte pauta:
- item 1
- item 2
A reunião acontecerá no dia 29 de fevereiro de 2023, às 9h, no auditório na sede do DETRAN/AL.
Atenciosamente,"

No dia da reunião, antes da reunião

1. Confirme a presença dos principais participantes
2. Verifique som e projeção do local físico ou da plataforma para reunião
3. Priorize recolher as assinaturas no formato eletrônico:
   • Diretamente no documento SEI Registro de Reunião; ou
   • Pela plataforma Assina Aí
     • Acesse o link https://assinai.al.gov.br/
     • Efetue login no sistema
     • No menu superior, clique em Criar eventos
     • Preencha os campos
     • Clique em Criar evento

O registro da reunião deve ser criado diretamente no processo SEI a que se refere, durante ou após a reunião.
Antes da reunião, você pode preparar uma breve apresentação como roteiro a ser seguido.

Responsável: Organizador da reunião

1. Acesse o link https://sei.al.gov.br/
2. Efetue login no sistema
3. Abra o processo em que deseja incluir o documento
4. No menu superior, clique em Incluir documento
   • Escolha o tipo do documento SEI Registro de Reunião;
   • Preencha os campos
     • Texto inicial: nenhum
     • Classificação por assunto: conforme classificação do processo
     • Nível de acesso: por padrão, Público
     • Os demais itens são opcionais
5. Preencha o documento conforme deliberações
6. Clique em Salvar
7. Clique em Assinar
   • Assine eletronicamente o documento SEI
8. Disponibilize em bloco de assinatura para os demais participantes.
9. Anexe ao processo SEI:
   • O registro fotográfico da reunião, caso haja
   • A lista de presença gerada pelo sistema Assina Aí, caso haja:
     • Acesse o link https://assinai.al.gov.br/
     • Na página “Meus Eventos”, localize o seu evento e clique em Confirmados
     • Clique em Exportar para PDF

Seja pontual quanto ao início e a duração da reunião.
Durante a reunião, siga os pontos da pauta abrindo espaço para contribuições, quando pertinente, e sempre respeitando o tempo total da reunião

📌 Requisitos básicos

1. É necessária definição prévia de pauta, participantes, local e horário.
2. Sistema SEI
3. Sistema Assina Aí
4. Computador com acesso à internet
5. Notas adesivas
6. Auditório ou sala com mesa de reunião e estrutura de apoio
   • Som
   • Data-show ou TV (verifique disponibilidade de cabo HDMI ou VGA)
   • Notebook com acesso à internet
   • Ar-condicionado
   • Cavaletes e pilotos
   • Quadro para anotações e pilotos
   • Água e/ou café
   • Copos

1. Documento SEI Registro de reunião
2. Registro fotográfico
3. Lista de Presença gerada pelo Sistema Assina Aí

Os modelos de documentos no SEI só podem ser acessados com login no sistema. Já os demais modelos, como formulários internos, só abrem em computadores conectados à rede do Estado (no trabalho ou via VPN).

1. Não há serviços relacionados

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💡 Projetos

• Ainda não temos nenhum projeto ligado a este tema. Que tal ser o primeiro a sugerir uma ideia e ajudar a melhorar nossos processos?

🎦 Vídeos

🎓 Cursos

Conformidade

⚖️ Base legal

• Decreto n.º 60.041, de 31 de julho de 2018, que dispõe sobre o regimento interno do Departamento Estadual de Trânsito de Alagoas – DETRAN/AL.

📚 Gestão documental

• Portaria DETRAN n.º 1.396, de 18 de agosto de 2014, que aprova o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do DETRAN/AL
  • Alterada pela Portaria n.º 1084/2021
• Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
  • Orientação do Gabinete Civil: e-SIC 975/2023

Código	Descrição	Fase corrente	Fase intermediária	Destinação final
013.1	Operacionalização	2 anos	–	Eliminação
013.2	Registro de deliberações	4 anos	5 anos	Guarda permanente

🔒 Dados pessoais

O Inventário de Dados Pessoais – IDP consiste no registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pela instituição (Art. 37 da Lei 13.709/2018 – LGPD)

🔹 Agentes de tratamento e encarregado

Requisito	Descrição
Controlador	DETRAN/AL
Operador	Não há operador designado para tratamento de dados
Encarregado	Saiba mais

🔹 Natureza do tratamento

1. Os dados são coletados diretamente do titular de dados, antes ou durante a reunião;
2. Os dados são processados e armazenados em documento eletrônico SEI, na plataforma Assina Aí e, a depender, em vídeo no Youtube;
3. Os dados são compartilhados entre os participantes e, a depender do nível de acesso do processo administrativo, de domínio público.
4. Os dados não são eliminados do SEI. Podem ser eliminados do sistema Assina Aí e do Youtube conforme políticas da plataforma.

🔹 Escopo

Requisito	Descrição
Dados pessoais tratados	Informações de identificação pessoal: nome, telefone corporativo, e-mail corporativo, assinatura física ou digital Vídeo e imagem: registro fotográfico, gravação da reunião em vídeo
Quantidade de dados pessoais	6
Quantidade de dados pessoais sensíveis	0
Frequência	8h às 14h em dias úteis. As reuniões podem ocorrer também em horários extra ao expediente
Abrangência	Estadual
Categoria do titular	Participante interno: pessoa física que faça parte do quadro de pessoal do DETRAN/AL Participante externo: pessoa física que represente outro órgão, instituição ou empresa Não são tratados dados pessoais de crianças e adolescentes
Compartilhamento	Compartilhado com: órgão, instituição ou empresa representada Dados compartilhados: nome, telefone corporativo, e-mail corporativo, assinatura física ou digital, registro fotográfico, gravação da reunião em vídeo Finalidade do compartilhamento: para acesso ao registro das deliberações
Finalidade	Para registro documental e iconográfico da presença dos participantes na reunião
Resultados pretendidos para o titular de dados	Registrar sua participação na reunião
Benefícios esperados para o órgão, entidade ou para a sociedade	Documentar os relatos, ações e registros da reunião

🔹 Necessidade e proporcionalidade

Requisito	Descrição
Hipótese legal	Execução de políticas públicas (Art. 7º, III da LGPD)
Qualidade e minimização	Orienta-se aos participantes que priorizem informar telefone e e-mail corporativos, ao invés de telefone e e-mail pessoais
Transferência internacional	Não há

🔹 Identificação e avaliação de riscos

Risco identificado	Medida adotada
R06 Coleta excessiva	Limitação da coleta Legitimidade e especificação de propósito Compliance com a Privacidade