Coordenação e gestão de reuniões

São atividades relacionadas a operacionalização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do DETRAN/AL, bem como o registro de suas deliberações.

Para o bom desempenho dessa atividade, segue abaixo o procedimento operacional padrão a ser adotado.

Quem faz?

1. Todos os setores do DETRAN/AL podem promover e realizar reuniões, dentro do âmbito de sua competência.

Passo-a-passo

🔹 Operacionalizar reunião

Esta atividade é executada pelo organizador da reunião

Exemplo de convocação simples
"Senhores,
A Diretoria Operacional de Trânsito convoca a área de veículos e infrações para reunião técnica de alinhamento com a seguinte pauta:
- item 1
- item 2
A reunião acontecerá no dia 29 de fevereiro de 2023, às 9h, no auditório na sede do DETRAN/AL.
Atenciosamente,"

Esta atividade é executada pelo organizador da reunião

1. Acesse o link https://sei.al.gov.br/
   • Efetue login no sistema
2. Abra o processo em que deseja incluir o documento
3. No menu superior, clique em Incluir documento
   • Escolha o tipo do documento SEI Registro de Reunião;
   • Preencha os campos
     • Texto inicial: nenhum
     • Classificação por assunto: conforme classificação do processo
     • Nível de acesso: por padrão, Público
     • Os demais itens são opcionais
4. Preencha o documento conforme deliberações
   • Inclua o registro fotográfico da reunião, caso haja
5. Clique em Salvar
6. Clique em Assinar
   • Assine eletronicamente o documento SEI
7. Disponibilize em bloco de assinatura para os demais participantes.

Informações ou condições necessárias

1. É necessária definição prévia de pauta, participantes, local e horário.
2. Sistema SEI
3. Computador com acesso à internet
4. Prancheta e caneta para coleta de assinaturas
5. Notas adesivas
6. Auditório ou sala com mesa de reunião e estrutura de apoio
   • Som
   • Data-show ou TV (verifique disponibilidade de cabo HDMI ou VGA)
   • Notebook com acesso à internet
   • Ar-condicionado
   • Cavaletes e pilotos
   • Quadro para anotações e pilotos
   • Água e/ou café
   • Copos

1. Documento SEI Registro de reunião
2. Lista de presença (participação interna)
3. Lista de presença (participação externa)

Os modelos de documentos no SEI só podem ser acessados com login no sistema. Já os demais modelos, como formulários internos, só abrem em computadores conectados à rede do Estado (no trabalho ou via VPN).

1. Não há serviços relacionados

• Este assunto ainda não registrou nenhum projeto relacionado. Seja o primeiro a dar uma ideia!

Base legal

• Decreto n.º 60.041, de 31 de julho de 2018, que dispõe sobre o regimento interno do Departamento Estadual de Trânsito de Alagoas – DETRAN/AL.

Gestão documental

• Portaria DETRAN n.º 1.396, de 18 de agosto de 2014, que aprova o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do DETRAN/AL
  • Alterada pela Portaria n.º 1084/2021
• Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
  • Orientação do Gabinete Civil: e-SIC 975/2023

Inventário de dados pessoais

O Inventário de Dados Pessoais – IDP consiste no registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pela instituição (Art. 37 da Lei 13.709/2018 – LGPD)

Agentes de tratamento e encarregado

Natureza do tratamento

1. Os dados são coletados diretamente do titular de dados, antes ou durante a reunião;
2. Os dados são processados e armazenados em documento eletrônico SEI e, a depender, em vídeo no Youtube;
3. Os dados são compartilhados entre os participantes e, a depender do nível de acesso do processo administrativo, de domínio público.
4. Os dados não são eliminados do SEI. Podem ser eliminados do Youtube conforme políticas da plataforma.

Escopo

Necessidade e proporcionalidade

Identificação e avaliação de riscos